2018-09-08 beslutade styrelsen att införa nytt avtal för användning av kansliet.
Alla nyckelkort och nyckelväktare i samband med detta har därmed avslutats.
Hur får jag tillgång till kansliet?
Föreningar måste skriva på ett Kansliavtal för att använda lokalen.
Föreningen behöver göra detta för att kunna skriva på ett avtal:
- Se till att vara godkänd i Ebas enligt Sverok Förbundets krav.
- Ha ett dokumenterat styrelsemöte där ni beslutar att skriva under avtalet och vilka tilläggsavtal ni vill använda er utav samt hur många nyckelbrickor ni vill ha.
- Boka ett möte med Kansligruppen (kansli@stockholm.sverok.se) med firmatecknarna i er förening och andra som tänkte använda kansliet.
Tänk att mötet kan ta upp till 1,5 timme för genomgående av lokal, bokningssystem, brandsäkerhet m.m.
Hur bokar jag lokalen?
Vill du boka lokalen så behöver du göra det under en förening.
Föreningen får ett bokningskonto som kan boka lokalens rum och resurser.
Föreningen har alltid huvudansvaret för bokningen.
En nyckelanvändare som kommer in behöver göra en incheckning om man är först på plats åt föreningen.
Du ska inte boka rum och resurser du inte tänker att använda. Detta är för se till att flera föreningar ska kunna boka under samma dag.
Samma sak gäller också vilka tider du bokar, du ska boka tider du tänkt vara på kansliet. Behöver du extra tid på kansliet och inget är bokat efter er så är det bara förlänga bokningen med ny tid.
Hur gör jag en in och utcheckning?
När du är först på plats i lokalen åt föreningens bokning så behöver du göra en rundtur i lokalen för kolla så allt ser bra ut.
Det kommer finnas bilder i varje rum på hur det ska se ut.
Meddela kansli@stockholm.sverok.se hur det såg ut.
Du gör samma sak om du lämnar lokalen fast en utcheckning.
Regler?
Det finns vissa regler när man använder lokalen, du som använder lokalen är skyldig att hålla dig uppdaterad på dom. Du kan finna en länk här: Regler.
Det är reglerna som är uppsatta i lokalen som gäller först och främst, ifall det skulle finnas skillnader mellan reglerna på hemsidan och i lokalen.
Vanliga frågor och svar om Kansliavtalet
Varför ska min förening vara godkända i Ebas?
Du behöver vara en ansluten förening till Sverok för använda kansliet. Därför finns det kravet. Om det är tidigt på året så är det okej vara godkänd från föregående verksamhetsår också.
Varför ska vi visa ett styrelsemötes dokument?
Kansligruppen vill se ett styrelsemötes dokument för att bekräfta det är styrelsen som vill detta och inte enbart era firmatecknare, det är för att föreningen får större ansvar i samband med bokningar än tidigare.
Exempel på hur ett yrkande kan se ut är “Styrelsen yrkar att skriva på Kansliavtalet med Sverok Stockholm och införskaffa 2 nyckelbrickor”.
Kostar det något att använda Kansliet?
Nej, enda kostnaderna som finns är extra nyckelbrickor och tilläggsavtal kostnader samt eventuella kostnader för utskrifter om er förening skriver ut mycket.
Vad är tilläggsavtal ?
Tilläggsavtal är ett avtal föreningar tecknar för att utnyttja kansliet på ett annat sätt mot en extra kostnad, exempelvis hyra av lagerutrymme.
Vilka förändringar innebär det nya kansliavtalet?
Istället för all tillgång till lokalen förut var personlig så ligger ansvaret på föreningen. Föreningarna har ansvaret för bokningen som görs under föreningens namn.
Vad är Kansligruppen?
Kansligruppen är den utsedd ansvarig av Distriktsstyrelsen när det kommer till driften av lokalen. Det är främst Kansligruppen som ska kontaktas när det kommer frågor om Kansliet.
Varför behöver man göra en in och utcheckning?
Kansligruppen vill veta hur skicket är i lokalen utan vara på plats konstant. Det finns referensbilder i lokalen i varje rum hur det ska se ut, ser det inte ut så när ni kommer så ska ni meddela det vid incheckningen. Ni ska även meddela samma sak när ni lämnar lokalen för att bekräfta ni lämnar det i samma skick som ni kom till.
Vad för åtaganden har styrelsen?
Distriktsstyrelsens åtaganden är att ha en fungerande lokal och bokningssystem till alla medlemsföreningar.
Dem extra tjänster som föreningar betalar för och som inte fungerar i längre perioder ska krediteras till föreningar för nästkommande månad(er).
Vem bestämmer över lokalen under bokad tid?
Kansligruppen har högsta ansvaret över alla bokningar.
Under en bokning så är det föreningen som bestämmer över dom bokade resurser föreningen har bokat.
Läs gärna mer på §4 för mer specificerat hur det fungerar i Kansliavtalet.
Vad gör jag om något händer under en bokning?
Skriv en incidentrapport som du mejlar till kansli@stockholm.sverok.se
Meddela även föreningen som ansvarar för bokningen om vad som har hänt.
Vid problem som behöver lösas snabbt ring : 010 – 551 93 42
Vid nödfall ring 112
Vem ska jag kontakta för förslag om ändringar på Kansliet?
Kontakta Kansligruppen på kansli@stockholm.sverok.se om du har några som helst förslag på hur vi kan förbättra er upplevelse på kansliet.
Vad gör en volontär på kansliet?
En volontär är en person som hjälper Kansligruppen med arbetet att förbättra föreningars upplevelse på Kansliet. Det kan vara från att vara spelbibliotekarie till att vara en rådgivare för att köpa in spel etc.
Vem ska jag kontakta för bli volontär åt Kansligruppen?
Jättekul att du vill bli volontär!
Kontakta Kansligruppen på kansli@stockholm.sverok.se för få mer info.